Article rédigé par @Papou22
Préambule :
La messagerie électronique est devenue indispensable de nos jours et son bon fonctionnement pour communiquer avec les correspondants, divers organismes et administrations est impératif.
Pour gérer leur messagerie, la plupart des usagers utilisent un navigateur Internet sur le portail de leur fournisseur parce que :
- "On" leur a dit que c'est comme ça qu'il faut faire.
- Ils ignorent qu'un navigateur Internet n'est fait que pour afficher des pages web mais pas pour gérer une messagerie de façon pérenne, sécurisée et efficace.
- Leur fournisseur de messagerie a tout intérêt à ne pas leur dire qu'il existe une autre façon de gérer les mêmes comptes sans changer d'adresse car ça lui fait des revenus de pub et rend les clients captifs.
Par conséquent :
- N'ayant aucune formation aux risques encourus sur le web, ils s'y lancent comme ils peuvent sans savoir qu'il est peuplé de bon nombre de malfaisants.
- Ils stockent chez leur fournisseur des documents et archives qui ne doivent jamais être perdus sans savoir que c'est là qu'ils courent un maximum de risques.
On voit très (trop) souvent sur ce forum des usagers qui se plaignent de dysfonctionnements et de pannes à répétition, de pertes définitives de messages ou contacts, de piratage de leur compte, de difficultés d'utilisation, d'impossibilité d'effectuer certaines actions, de l'absence de fonctionnalités souhaitées dans ce que fournit leur prestataire de messagerie.
Lorsqu'on utilise une messagerie électronique, il est impératif de connaitre et choisir les outils de gestion les plus adaptés à l'usage qu'on veut en faire.
On trouvera ci-dessous les bonnes questions à se poser afin de faire le meilleur choix.
Il existe deux moyens d'accéder à sa ou ses boite(s) mail :
- Le webmail : Interface minimale, basée sur une consultation de la boite mail à distance (une seule à la fois) via un navigateur Internet et mis à disposition gratuitement par le fournisseur d'accès à Internet. Dans ce mode, messages, pièces jointes et contacts résident chez le fournisseur et sont accessibles depuis n'importe quel équipement sachant se connecter à Internet (PC, smartphone, tablette).
A noter qu'en cas de suppression du compte 6 mois après résiliation conformément à l'article 6 des CGU, ou en cas de changement d'offre, le compte n'est plus sous contrat actif et on perd tout : Adresse(s), messages et contacts.
Note : L'application Mail Orange pour smartphone n'est qu'une adaptation au smartphone de ce principe de fonctionnement et n'est donc pas un vrai client de messagerie. Elle surconsomme du forfait et envoie des pubs.
- Le logiciel client de messagerie : Logiciel qui réside sur l'équipement et qui dialogue via un protocole (POP ou IMAP) avec le ou les serveur(s) sur le(s)quel(s) la/les boite(s) mail réside(nt). Il a pour rôle principal d'importer les messages et leurs pièces jointes sur l'équipement dans lequel il fonctionne. On lui fait connaitre autant de boites mail que nécessaire, du même fournisseur ou de fournisseurs différents. Dans ce mode, messages, pièces jointes et contacts résident sur l'équipement en question.
Tout équipement, PC, smartphone, tablette possède un tel logiciel dès sa sortie d'usine :
- Sur PC Windows 10 ou 11 : Courrier (minimal et peu utilisable. En voie de disparition en septembre 2024)
- Sur iMac, iPhone, iPad : Mail
- Sur smartphone Samsung : Email
- Sur tout autre Androïd : appli Gmail préinstallée ou à télécharger
En outre, il existe d'autres logiciels de messagerie indépendants de tout fournisseur de matériel ou de service d'accès à Internet, qui sont soit commercialisés par leur société éditrice (par exemple Outlook chez Microsoft), soit développés par une communauté mondiale qui produit des logiciels libres et mis gracieusement (*) à disposition de tous.
Le plus remarquable des produits libres et gratuits est Thunderbird, développé par la fondation Mozilla et utilisé par 20 millions d'internautes autour de la planète. Il est recommandé par tous car très complet et stable.
Il fait même partie de la liste des logiciels libres préconisés par le Gouvernement Français et est utilisé par la Gendarmerie, l'Assemblée Nationale et par de nombreux autres organismes d'état. : https://sill.etalab.gouv.fr/software
Il s'installe sur tous systèmes (PC Windows à partir de W7 / Mac / Linux).
(*) Il est cependant possible de faire un don ponctuel ou récurrent à cette fondation pour soutenir leur effort et assurer la pérennité de ce produit).
Un logiciel client de messagerie est ce qu'Orange appelle une "application native du terminal" dans ce document contractuel, article 4.1 :
Article 4 - Définition des prestations fournies
4.1 Le Service permet notamment à l’Utilisateur :
- de disposer de plusieurs Boites de messagerie en ligne dont l’adresse se présente sous la forme «xxxxxxx@orange.fr » et accessibles depuis tout Terminal;
- de consulter ses mails et d'y répondre (pièces jointes accessibles en fonction de la compatibilité du Terminal et de l’installation ou non de logiciels adaptés) depuis le Site Orange, depuis l’Application Mail Orange ou depuis l’application native de messagerie du Terminal.
Ce mode d'accès aux boites de courrier électronique est direct et fiable. Il ne souffre jamais des bugs et aléas divers et nombreux de l'interface d'utilisation d'une messagerie webmail.
Lieu de stockage des mails, contacts et pièces jointes:
Chez soi ou chez son fournisseur ?
De cette différence fondamentale découle tout ce qui suit :
En toute logique, le lieu d’hébergement le plus sûr, le plus pratique, le moins piratable, c'est CHEZ SOI, à l'aide d'un logiciel client de messagerie et pour des besoins professionnels c'est la plus élémentaire des mesures de prudence.
Le fournisseur d'un compte de messagerie doit être vu et considéré comme un service d'acheminement des mails et non pas comme un lieu de stockage.
Si on fait le parallèle avec l'acheminement du courrier papier par La Poste, il n'est que l'ensemble "boite jaune de départ => camion => centre de tri => transport => livraison par un facteur" qui fait en sorte qu'un courrier passe d'un émetteur quelque part à un destinataire ailleurs et est livré dans une boite aux lettres. Les mails à envoyer sont déposés dans un serveur d'envoi qui est l'équivalent de la boite jaune de La Poste.
Tout comme une boite aux lettres, le dossier de réception n'est qu'un lieu de passage et non pas de stockage.
Le stockage se fait dans des dossiers de classement, par thème et chez soi au même titre qu'on ne stocke pas son courrier papier dans sa boite aux lettres ou à la poste !
Ceci est encore plus vrai en ce qui concerne l'archivage de longue durée car tout archivage doit être sécurisé, organisé, pérenne et dont les documents sont facilement accessibles, à contrario d'un archivage en ligne à risque de perte et de piratage, dépendant de l'opérateur et dans lequel un document est difficilement accessible.
Quelques questions à se poser :
Si j’utilise le webmail…
1- Mes mails et mes contacts seront-ils à l'abri des piratages ?
Réponse : NON, au contraire !
Les pirates informatiques font un commerce lucratif de vol de contacts, de données, exposés par les utilisateurs sur le web et tout juste protégés par un mot de passe simpliste, jamais changé et facile à casser à l’aide d’outils robots en libre-service sur le web.
Voir cet article :
...Mais si j'utilise un logiciel client de messagerie mes mails, contacts et pièces jointes sont en sécurité chez moi, derrière un pare-feu. Si mon compte vient à être piraté, le pirate n'aura rien à se mettre sous la dent.
De plus, il est possible chez Orange de créer et utiliser des mots de passe d'application hyper sécurisés empêchant tout accès frauduleux aux mails d'un compte en ligne par tout logiciel client de messagerie autre que celui de l'abonné.
2- Mon fournisseur d'accès à Internet me donne-t-il toutes garanties de bonne conservation de MES informations (mails et contacts) CHEZ LUI ?
Réponse : NON, aucune !
Aucun opérateur ne propose d’engagement contractuel pour sauvegarder et restaurer dans un état antérieur les contacts et les données perdues par ses usagers. Cependant, les causes de pertes ne manquent pas et ces pertes sont fréquentes (changement d’offre, mauvais paramétrage, déménagement, erreur humaine chez l’opérateur ou chez le client, piratage, résiliation, interaction entre différents terminaux, etc…)
La responsabilité de la sauvegarde de leurs propres données incombe aux utilisateurs de messagerie, lesquels font généralement toute confiance - à tort - à leur fournisseur, sans avoir lu les clauses contractuelle, d’où de sévères déconvenues lorsque le cas se présente.
...Mais si j'utilise un logiciel client de messagerie, mes informations importantes, mails, contacts et pièces jointes sont chez moi, sur mon PC et je suis responsable de leur conservation.
3- Permettra-t-il une récupération en cas de suppression de mails et contacts ?
Réponse : NON, presque jamais !
Ce qui a disparu du web est le plus souvent irrécupérable.
Chez Orange, si le compte a subi une utilisation frauduleuse, les messages du dernier mois sont parfois récupérés après 4 jours.
Voir ce post : https://communaute.orange.fr/t5/mon-mail-Orange/Mail-perdu/m-p/2917176/highlight/false#M265827
Par ailleurs, chez Orange les contacts supprimés sont conservés dans la corbeille des contacts pendant 60 jours incompressibles.
...Mais si j'utilise un logiciel client de messagerie je peux récupérer immédiatement les infos perdues à partir de mes sauvegardes.
4- Aurais-je au moins la possibilité de faire des sauvegardes de tous mes mails et contacts ?
Réponse : Pour les contacts OUI (fonction Exporter), pour les mails NON !
AUCUNE procédure de sauvegarde et de restauration de mes données ne m'est fournie par le FAI.
...Mais si j'utilise un logiciel client de messagerie je peux organiser des sauvegardes automatiques sur support externe.
5- En utilisant un webmail, vais-je perdre des fonctionnalités, de la rapidité et du confort d'utilisation par rapport à un logiciel client de messagerie ?
Réponse : OUI, ENORMEMENT !
Par son principe même de fonctionnement, un webmail ne peut pas apporter les mêmes fonctionnalités qu'un logiciel de messagerie. C'est un service minimum.
...Mais si j'utilise le logiciel client de messagerie Thunderbird, je dispose de toutes sortes de fonctionnalités avancées telles que :
5.1 - Stockage des dossiers de mails chez soi, sur son PC
5.2 - Stockage du ou des carnet(s) d'adresses chez soi et non pas sur le web à disposition des pirates
5.3 - Indépendance vis à vis des FAI pour le stockage de l'historique de ses mails, contacts et pièces jointes
5.4 - Possibilité de déclarer autant de comptes de mails que nécessaire et les consulter tous d'un seul coup pour relever les nouveaux mails. ==> On n'a plus jamais besoin ni de s'identifier avec ou sans authentification par code sur smartphone, ni de jongler avec différents comptes ni de configurer des redirections des messages d'un compte vers un autre.
5.5 - Les contacts sont indépendants de tout compte de messagerie et deviennent communs à tous les comptes déclarés dans un même Thunderbird.
Ils peuvent également être communs de façon centralisée et synchronisée entre plusieurs utilisateurs de logiciels de messagerie et/ou plusieurs équipements (en réseau local ou distant) à l'aide du module complémentaire CardBook.
Et beaucoup d'autres avantages, parmi lesquels :
5.6 - Permet de ne jamais voir les publicités accompagnant les pages web d'une messagerie webmail car il n'en utilise pas.
5.7 - Permet de ne jamais avoir besoin d'accepter ou non des cookies.
5.8 - Permet de mémoriser les mots de passe des différents comptes et de les retrouver localement en cas d'oubli. On n'a plus jamais l'occasion de taper un mot de passe.
5.9 - Économie de bande passante : Seules les informations utiles de chaque mail sont transférées une seule fois. Pas les fonds d'écrans ni les publicités transférés en ligne à chaque affichage.
5.10 - Affichage instantané des mails, contacts et pièces jointes car ils sont locaux, sur l'ordinateur.
5.11 - Préparation des mails hors connexion et connexion nécessaire seulement le temps de l'envoi, pas de la rédaction. Il est aussi possible d’enregistrer temporairement un mail en cours de rédaction dans un dossier "brouillons", de façon automatique ou manuelle.
5.12 - Les pièces jointes sont importées par le logiciel avec les mails. On n'a jamais besoin de les télécharger pour les ouvrir. Le lien entre le mail et ses pièces jointes est conservé.
5.13 - Il est possible de vérifier les pièces jointes avant envoi car elles sont encore locales.
5.14 - Fonctionnalités avancées et mémorisables de mise en forme et d'édition des mails.
5.15 - Possibilité d'activer le logiciel et lui faire préparer un mail avec pièce(s) jointe(s) par la fonction "Envoyer vers / Destinataire..." de l'explorateur Windows.
5.16 - Possibilité d'insérer des images ou logos dans le corps d'un message et/ou de sa signature.
5.17 - Possibilité d'afficher le nombre total de mails et le nombre de mails non lus dans chaque boite et dossier.
5.18 - Possibilité de rechercher un mot, une phrase dans tous ses mails.
5.19 - Puissantes règles de filtrage.
5.20 - Puissant correcteur orthographique, en plusieurs langues.
5.21 - Anti-spams efficaces. Permet d'utiliser SpamAssassin et de signaler les spams à Signal Spam .
5.22 - Paramétrage possible des serveurs pour envoyer et recevoir de façon authentifiée afin de dépasser les blocages des mesures anti-spam de certains opérateurs et d'envoyer des mails à de longues liste de destinataires sans être considéré comme spammeur
5.23 - Produit une alerte si on a écrit "joint" ou "jointe" ou autre mot de son choix dans le texte d'un mail et oublié de joindre une pièce
5.24 - Permet de réduire la taille des images en pièces jointes avant l'envoi à l'aide d'un module complémentaire
5.25 - Permet de produire une notification (pop-up et son personnalisable) à l'arrivée de tout nouveau message
5.26 - Tri, recherche de mails instantanés
5.27 - Permet d'envoyer les mails en différé, de façon ponctuelle ou générale et de pouvoir annuler un envoi erroné
5.28 - Inclut un agenda synchronisable avec rappel des événements et tâches
5.29 - Permet de partager un même Thunderbird entre plusieurs utilisateurs disposant chacun de son propre profil ==> Indépendance et confidentialité assurée.
5.30 - Permet à un même utilisateur de disposer de plusieurs profils (Ex : personnel et professionnel)
5.31 - Possibilité de créer un modèle de mail pour ne pas avoir à retaper son texte à chaque fois
5.32 - Archivage des mails par année calendaire
5.33 - Personnalisation des barres d'outils et panneaux d'affichage
5.34 - Deux modes d'affichage : Clair et sombre
.../...
6- Et si je décide de changer de fournisseur d'accès, que deviendront mes mails et mes contacts stockés et archivés chez mon opérateur ?
Réponse : Ils restent chez l’ancien fournisseur et disparaissent avec mon compte lors de sa suppression après résiliation. A moins de les récupérer sur un logiciel client de messagerie (opération lourde quand on a construit ses dossiers de stockage chez son opérateur), je n'ai plus rien et tout est à reconstruire chez le nouveau fournisseur !
Il est impossible de transférer directement son historique de mails vers un autre compte en ligne.
...Mais si j'utilise un logiciel client de messagerie, je peux importer chez moi tout ce qui est stocké chez mon FAI et conserver tout mon historique de classement ainsi que mes contacts. Il me faut simplement déclarer le nouveau compte dans le logiciel et celui-ci relèvera mes mails sur ce compte supplémentaire en même temps que ceux des autres comptes.
Puisque les mails, pièces jointes et contacts sont déjà en sécurité chez moi, bien que possible il devient inutile de les transférer vers un autre compte et les ré-exposer aux dangers du web.
Mes contacts déjà présents dans mon logiciel seront utilisables également pour le nouveau compte sans avoir besoin de les y transférer.
Question complémentaire à se poser lorsqu’il s’agit d’un usage de la messagerie à titre professionnel :
7- Quel sera l'impact sur mon business / métier quand je perdrai tous mes contacts et mes dossiers stockés et archivés chez Orange ?
(J'ai bien dit "QUAND je perdrai" et non pas "SI je perdais", car ça arrivera un jour !)
...Mais si j'utilise un logiciel client de messagerie, je ne perdrai rien car tout est chez moi et sauvegardé par mes soins.
8- Quel est l'impact environnemental comparatif des deux modes d'utilisation d'une messagerie ?
Réponse : L'usage d'une messagerie électronique a un impact écologique qui est loin d'être nul. Il est très différent selon le mode de fonctionnement choisi.
Pour en avoir un aperçu, voir cet article :
Notes importantes :
Note 1 - Utiliser un logiciel de messagerie permet de ne pratiquement jamais souffrir des problèmes liés au webmail, ou alors de façon très localisée et peu durable si il s'agit d'un problème sur le serveur et non pas sur l'interface webmail.
Note 2 - L'usage d'un logiciel client de messagerie sur un équipement n'empêche pas l'utilisation occasionnelle du webmail et permet de voir ses mails de partout, contrairement à une fausse idée reçue tenace. Ajuster le paramétrage en fonction de l'usage qu'on souhaite en faire.
Note 3 - Il est possible d'utiliser plusieurs logiciels clients de messagerie sur divers équipements. Les paramétrages de ces logiciels doivent être ajustés en conséquence.
Note 4 - Afin d’assurer la pérennité de l'historique des mails et contacts, il est fortement recommandé de décider d'une machine qui sera le lieu de stockage et classement principal des mails (en général, un PC ou un iMac) et dont on fera des sauvegardes régulières, les autres équipements (smartphone, tablette) n'étant qu'accessoires.
Note 5 - La configuration la plus sécurisée sur l'équipement principal est d'avoir au moins un compte en POP pour chaque adresse mail. Les équipement accessoires peuvent être en IMAP qui est le protocole par défaut dans la plupart des cas sur smartphone ou tablette.
De cette façon, les données importées en protocole POP ne peuvent pas être sujettes à disparition si elle disparaissent de serveur, comme c'est le cas pour l'IMAP.
En pratique :
Dans la mesure où le logiciel de messagerie libre et gratuit le plus recommandé est THUNDERBIRD, afin de tout savoir pour :
- Télécharger, installer facilement au pas par pas, paramétrer, personnaliser et utiliser Thunderbird classique
- Gérer le logiciel Thunderbird
- Télécharger, installer facilement au pas par pas une version portable de Thunderbird sur clé USB ou disque dur externe
- Déclarer l'ensemble de ses comptes de messagerie (Orange et autres) dans le produit pour tous les gérer en même temps
- Importer dedans tous les mails Orange et autres comptes
- Importer dedans les contacts Orange et autres comptes et les rendre communs et indépendants de tout fournisseur de messagerie
- Classer ses messages et pièces jointes dans des dossiers sécurisés
- Traiter efficacement les messages indésirables
- Utiliser efficacement Thunderbird en triant, recherchant, effectuant une action sur plusieurs mails simultanément
- Classer chez soi ou éliminer automatiquement certains mails en créant des filtres
- Sauvegarder et restaurer l'ensemble de ses données personnelles de messagerie sur support externe
- Et bien d'autres choses ...
Voir tous les liens présents dans les articles complémentaires de ce sujet :
https://communaute.orange.fr/t5/mon-mail-Orange/Tout-savoir-sur-Thunderbird/m-p/2516908#M215480
Voir également cet article général sur la bonne gestion d'une messagerie :
P.S : Il n'est pas interdit de faire un TOP sur ce tuto si on l'a trouvé utile 
