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Gestion des contacts dans Thunderbird

 

La gestion des contacts est une fonction indispensable dans toute messagerie électronique.

Cet article se focalisera sur cette activité dans le produit Thunderbird.

 

Elle peut se faire de deux façons :

- En utilisant les fonctions natives du produit, lesquelles ne permettent que la création et utilisation de carnets d'adresses locaux.

- En ajoutant un module complémentaire à Thunderbird, lequel implémente les standards internationaux dans ce domaine et permet l'emploi de carnets externes avec synchronisation entre divers équipements.

 

Fonctions natives de Thunderbird :

 

Ce mode d'utilisation peut suffire pour un Thunderbird de base.

Les contacts qui y figurent sont locaux et communs à l'ensemble des comptes gérés par ce Thunderbird. C'est déjà un énorme progrès par rapport à des messageries en mode webmail dans lesquelles les contact sont dupliqués et exposés au piratage.

Par contre, les échanges de contacts entre logiciels de messagerie ne peut se faire que par un processus d'export / import sans synchronisation.

 

Suite à une installation de Thunderbird on y trouve des fonctions de gestion de carnets d'adresses et de contacts auxquels on accède :

- Soit par le menu Outils / Carnet d'adresse

- Soit par une icône dans la barre d'outils latérale (Alt + 2)

- Soit, après personnalisation de la barre d'outils, par l'icône  "Adresses"

 

Acces à carnets.png

 

Les fonctions de base sont illustrées ci-dessous :

 

Nx carnet.png

 

Il est évidemment possible de créer des carnets et contacts "ab nihilo".

 

Le plus souvent, il existe déjà un carnet d'adresses dans une messagerie webmail et on utilisera la fonction "Importer" pour le faire monter dans Thunderbird. Voir ce tuto :

https://communaute.orange.fr/t5/Trucs-et-astuces/Exporter-les-contacts-Orange-vers-le-logiciel-de-me...

 

Par défaut, on dispose dès l'installation de Thunderbird d'un carnet "Adresses personnelles" et d'un carnet "Adresses collectées".

Ce dernier recevra toute adresse utilisée en destinataire d'un message et qui n'est pas encore présente dans l'un des carnets d'adresses existants.

 

En utilisant la fonction "Nouveau carnet d'adresses" on créera autant de carnets d'adresses que nécessaire afin de les différencier selon leur usage.

Par exemple : "Adresses personnelles" et "Adresses professionnelles"

 

Le choix "Nouvelle liste" crée une liste de contacts (appelée "groupe" dans d'autres messageries).

Elle se peuple de contacts par un cliquer-glisser des contacts sélectionnés vers cette liste ou par la saisie de chacun des contacts, existant ou non.

Il est alors possible d'utiliser un nom de liste dans une zone de destinataires d'un message pour envoyer le mail à tous les membres de la liste.

On remarquera que dans l'affichage des contacts d'un carnet, un liste se différencie des contacts individuels par une icône en forme de double personnage au lieu de simple personnage.

 

En ajoutant un module complémentaire à Thunderbird :

 

Dés qu'il s'agit de synchroniser des carnets d'adresses entre différents équipements ou de les partager entre différents utilisateurs, il devient nécessaire d'utiliser un module complémentaire spécialement conçu à cet effet :

CardBook

 

On l'utilisera en complément ou de préférence en remplacement des fonctions natives de gestion de carnets par Thunderbird.

Il implémente l'usage les standards mondiaux vCard et CardDAV dans Thunderbird.

- vCard = Définition des champs présents dans une carte de visite

- CardDAV = Protocole d'échange et synchronisation de carnets d'adresses entre client et serveur

 

Il peut être utilisé pour gérer des carnets d'adresses centralisés sur un serveur dédié et partagés entre plusieurs individus : typiquement, au sein d'une entreprise dans laquelle tout ou partie des collaborateurs a besoin de contacts communs.

Mais nous ne traiterons ici que du cas "grand public" qui consiste à gérer et partager les carnets de contacts entre logiciels sur PC, compte Gmail et autres équipements tels que smartphone ou tablette.

 

1- Installation de CardBook :

 

Dans Thunderbird, aller à "Outils / Modules complémentaires et thèmes" et entrer "cardbook" dans la zone de recherche.

 

Screenshot_10.png

 

Cliquer sur "Ajouter à Thunderbird"

Screenshot_11.png

Cliquer sur "Installer" :

Screenshot_12.png

 

L'installation est quasi immédiate et la notification suivante s'affiche :

Screenshot_13.png

CardBook se met alors à rechercher un ou plusieurs carnets locaux existant dans Thunderbird et les intègre au format CardBook.

 

Screenshot_15.png

Par ailleurs, il ajoute des icônes et des choix qui lui sont propres dans les menus contextuels concernés.

On voit, dès cette étape que CardBook utilisera des couleurs pour différencier les différents carnets d'adresses.

 

L'installation est terminée !

 

A la suite de l’installation, on aperçoit une nouvelle icône dans la barre latérale ainsi qu'au bout de la barre d'outils.

Screenshot_19.png

 

Un clic sur l'une de ces icônes ouvre un nouvel onglet : CardBook

(cliquer sur l'image pour l'agrandir)

Screenshot_20.png

 

De nouvelles fonctions sont également ajoutées aux menus contextuels concernant les contacts.

Exemple pour la fonction "filtres des messages" :

 

Screenshot_18.png

 

2- Définition du compte Gmail

Afin de pouvoir partager les carnets d'adresses entre équipements, s'il n'est pas déjà présent il va falloir ajouter à Thunderbird la définition d'un compte Gmail  existant chez Google.

Les écrans suivants apparaitront :

Screenshot_27.pngScreenshot_28.pngScreenshot_29.pngScreenshot_30.png

Pour finir, cliquer sur "se connecter à un carnet d'adresses CardDAV".

 

Si le compte Gmail est déjà défini dans Thunderbird, créer un nouveau carnet d'adresses dans l'onglet CardBook par "nouveau carnet d'adresses" et cocher "Distant" :

 

Screenshot_41.png

 

S'assurer que le type de carnet est bien "Google" et entrer l'adresse mail de compte Gmail dans la zone "utilisateur".

 

Screenshot_39.png

 

Google demandera une autorisation. L'autoriser :

Screenshot_35.png

 

 

Le nouveau carnet se synchronise alors avec celui existant chez Google.

Éventuellement, y copier-coller des contacts d'un carnet local pour les voir figurer également dans Gmail.

 

Bien qu'il soit possible de les conserver en double on peut maintenant supprimer les carnets traditionnels de Thunderbird (après sauvegardes par Exporter) et ne conserver que ceux de CardBook car il n'y aura pas de synchronisation entre les deux.

 

3- Look & Feel

Mais à quoi cela ressemble-t-il ? A Thunderbird !

Même disposition, mêmes fonctions (affichage, tri, manipulation de objets, personnalisation des barres d'outils, etc...).

On est immédiatement à l'aise pour l'utiliser.

 

Exemples :

 

Sélection d'un seul carnet d'adresses.

A remarquer :

- La barre d'outils personnalisée avec zone de recherche

- Les couleurs des carnets en panneau de gauche

- La possibilité de catégoriser les contacts (ex : "Famille")

- Le tri des contacts comme désiré. Ici par ordre alphabétique et listes en tête

- L'affichage du panneau de droite concernant le contact sélectionné.

Un double clic sur un contact ouvre la fenêtre d'édition de celui-ci dans laquelle on saisira toutes les informations et détails concernant ce contact, y compris une éventuelle photo.

Screenshot_32.png

 

Affichage après choix "tous les contacts" et sélection de l'un d'entre eux (en bleu)

Chaque contact est de la couleur du carnet ou liste auquel il appartient.

Screenshot_33.png

 

4- Utilisation :

Son usage est intuitif. On découvrira facilement le rôle de chacune des fonctions par son menu contextuel (clic droit).

 

Chaque contact peut être exporté en un fichier d'extension .vcf (carte de visite) afin de l'attacher manuellement ou automatiquement à tout nouveau mail.

 

Chaque carnet peut être exporté vers un seul fichier d'extension .vcf contenant tous ses contacts.

Ce format standard peut servir à transférer un carnet vers tout autre logiciel de messagerie.

 

A l'aide du module complémentaire CardBook, le but est atteint :

La gestion de carnets d'adresses distants fera en sorte que tout ajout / modification / suppression d'un contact se répercutera immédiatement sur le carnet synchronisé du compte Gmail et, via celui-ci, sur tous les équipements dans lesquels ce compte est défini.

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