Gestion d’une messagerie électronique : Bonnes et moins bonnes pratiques

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Gestion d’une messagerie électronique : Bonnes et moins bonnes pratiques

Une messagerie électronique ça se gère, tout comme on gère son courrier papier à la maison, mais avec une fréquence beaucoup plus élevée, d’où l’intérêt de ne pas se laisser déborder.

On distingue deux grandes catégories d’utilisateurs :

• Les béotiens innocents, inconscients et/ou laxistes

• Les avertis responsables, conscients des risques et prudents

Les premiers représentent malheureusement la grande majorité mais il ne leur serait pas difficile de basculer dans la deuxième catégorie.

Les béotiens :

Ils se servent de la messagerie par nécessité sans utiliser d’outils spécialisés. Pratique qui consiste à laisser faire et empiler des milliers de mails dans leurs boites de réception et d’envoi jusqu’à les saturer, mais ils ignorent tout des risques, inconvénient et limitations d’une telle pratique.

Ils utilisent un navigateur internet pour accéder à leur messagerie. C’est ce qu’on appelle le mode «Webmail» (mails sur le web).

Inconvénients :

• Consultation d’un seul compte à la fois

• Pauvre en fonctionnalités

• Pas de sauvegarde possible

• Obligation d’être identifié et connecté pour accéder a son historique de mails

• Publicités dans les pages web

• Instabilité. Souffre de bugs et aléas divers du navigateur.

• Une messagerie Web-mail rend l’utilisateur captif de son fournisseur car il est impossible de transférer directement tout son historique de messages et contacts chez un autre.

Une telle messagerie devient vite…

• Ingérable :

  • Inorganisée ⇒ Recherche d’anciens mails difficile

  • Impossibilité de lier les mails reçus et envoyés dans une même conversation

  • Téléchargement obligatoire des pièces jointes et perte du lien avec le mail correspondant
    

  • Peu de possibilité de classement et de gestion des mails et contacts

  • Lutte contre les spams inefficace

  • Élimination des mails superflus difficile

• Dangereuse :

  • Messages et contacts résident sur le serveur du fournisseur

    • Ils y sont piratables et alimentent les réseaux mondiaux de spammeurs

    • Ils ne peuvent pas être sauvegardés localement

    • Ils courent tous les risques de pertes définitives de messages importants (souvent critiques pour les messageries à usage professionnel)

    • Dépend de la capacité du fournisseur à assurer un service continu et sans problème

  • Sans filtrage efficace, prêtent le flanc à toutes sortes d’arnaques et perversions du web

  • Subit tous les aléas de l’usage d’un navigateur internet pour accéder à un serveur

• Onéreuse :

  • A terme, abonnement à Gigamail

  • Surconsommation de forfait sur terminaux accessoires (tablettes, smartphones)

• Écologiquement nuisible :

  • Messages et pièces jointes consomment une grande quantité d’espace de stockage, donc d’énergie dans les data-centers, laquelle est en grande partie crée par l’exploitation de ressources fossiles

  • Les data-centers consomment 40% de leur énergie pour leur refroidissement !

  • Surconsommation de bande passante réseau et de serveurs  / routeurs intermédiaires

Recommandations :

• Limiter l’utilisation des mails

• Limiter la taille des pièces jointes

• Protéger chaque compte par un mot de passe solide (et différent d’un compte à l’autre)

• Ne pas classer les messages importants dans des dossiers sur le serveur (risque de perte définitive)
  

• Filtrer autant que possible les mails indésirables

• Faire (laborieusement) du ménage dans le compte

Les avertis :

Ils abordent la problématique de la gestion de messageries dans sa globalité.

Ils se servent des systèmes et outils spécialisés à cette fin.

Ces outils fonctionnent en mode «client / serveur», mode dans lequel le serveur est chez le fournisseur de messagerie et le client (un logiciel de messagerie ou application) sur l’équipement de l’utilisateur tel qu’ordinateur, tablette, smartphone.

Tous les équipements embarquent un tel logiciel dès leur sortie d’usine, ou peuvent en utiliser un.

Ces logiciels utilisent des protocoles pour échanger entre client et serveur :

• En réception : POP ou IMAP

  • POP qui ne fait qu’importer les messages reçus depuis le serveur vers l’application.

  • IMAP qui assure une synchronisation entre les dossiers du serveur et leurs alter égos dans l’application client.

• En envoi : SMTP qui permet l’envoi par n’importe quel serveur

Avantages :

• Stabilité du fonctionnement et sécurité des mails et contacts

• Indépendance vis à vis des fournisseurs

• Gestion de plusieurs comptes simultanément

• Pas de nécessité d’identification sur les comptes ni de mots de passe à taper

• Les contacts, mails et pièces jointes résident sur le terminal et n’y sont pas piratables

• Contacts communs à tous les comptes

• Sauvegardes locales possibles ⇒ Aucune perte de messages et contacts

• Riche en fonctionnalités

• Utilisation organisée et facile, y compris hors connexion

  • Classement aisé dans des dossiers locaux

  • Suppression massive de messages superflus possible

  • Recherche de mails instantanée

  • Les pièces jointes restent attachées aux mails et sont importées en même temps que les mails

• Pas de publicités

• Filtrages puissants

• Gestion des spams efficace

• Insertion d’images dans les mails et signature possible

• Changement de fournisseur facile

• Transfert de l’historique vers un autre fournisseur possible

• ...Et de très nombreux autres avantages !

Écologiquement économe :

• Cure d’amaigrissement majeure des data-centers, donc de leurs effets polluants

• Pas de surconsommation d’énergie

  • La présence du programme de messagerie sur un terminal ne change rien à sa consommation d’énergie

  • La présence des messages, contacts et pièces jointes sur un PC ne consomme que très peu d’espace de stockage (de l’ordre de 1 Gb pour 1.000 mails et leurs pièces jointes)

  • Pas de nécessité de refroidissement des terminaux

• Économie de bande passante réseau et de serveurs  / routeurs intermédiaires

Recommandations :

• Utiliser au moins un PC ou Mac comme poste principal, les autres terminaux (tablettes, smartphones) n’étant qu’accessoires.

• Utiliser POP (non synchronisé) pour chaque compte sur le poste principal afin de ne pas risquer d’interférence avec d’autres terminaux en IMAP, protocole qui synchronise

• Organiser des sauvegardes locales, automatiques et transparentes à l'aide d'un logiciel de synchronisation
  

• Laisser l’application active en permanence pour être notifié de l’arrivée de nouveaux mails

• En pratique :

  • En POP :

    • Limiter au strict minimum la présence des messages entrants sur le serveur

    • Classer les mails entrants et sortants d’une même conversation dans les mêmes dossiers locaux

  • En IMAP :

    • Classer les mails dans des dossiers locaux non synchronisés

    • Il est rarissime d'avoir besoin d'accéder à un mail vieux de plusieurs années depuis un terminal autre que le terminal principal. Par conséquent, ne pas maintenir l’ensemble de l’historique sur le serveur et le limiter dans le temps au minimum utile car piratable et en danger de disparition sur les terminaux en cas de suppression sur le serveur.
      

Objectif :

NE RIEN LAISSER (OU PRESQUE) SUR LES SERVEURS

P.S : Non ! Le passage d’une catégorie à l’autre n’est pas trop compliqué ! Il est à la portée de tous.

Voir ceci :

https://communaute.orange.fr/t5/Trucs-et-astuces/Webmail-ou-client-de-messagerie-Quelques-questions-...